Zależy nam, żebyś wiedział dokładnie, jakie dane o Tobie zbieramy, po co i co możesz z tym zrobić. Poniżej opisujemy to bez prawniczego żargonu tam, gdzie to możliwe.
01 Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Trust Zone Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Laryska 40b, 41-404 Mysłowice, NIP 9492239578, REGON 384209805, prowadząca serwis samochodowy pod marką Trust Zone.
W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktujesz się z nami:
- e-mailem: bok@trustzone.pl
- telefonicznie: 575 576 100
- listownie: na adres siedziby podany wyżej
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku, ponieważ nie przetwarzamy danych na dużą skalę ani nie prowadzimy systematycznego monitorowania osób.
02 Jakie dane zbieramy
Gdy wypełniasz formularz rezerwacji wizyty
Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, model pojazdu oraz opis sprawy, który sam wpiszesz. Podajesz je dobrowolnie, ale bez nich nie umówimy wizyty.
Gdy do nas dzwonisz lub piszesz
Numer telefonu lub adres e-mail oraz treść, którą nam przekazujesz. Nie nagrywamy rozmów telefonicznych.
Gdy zlecasz nam naprawę
Dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży i prowadzenia historii serwisowej pojazdu: dane identyfikacyjne, dane pojazdu (w tym numer VIN i numer rejestracyjny) oraz zakres wykonanych prac.
Gdy odwiedzasz naszą stronę
Serwer automatycznie zapisuje w logach adres IP, datę i godzinę zapytania, typ przeglądarki i systemu oraz adres strony, z której trafiłeś. Dodatkowo — w zakresie, na jaki wyrazisz zgodę — zapisujemy pliki cookies opisane w punkcie 10.
03 Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Obsługa zgłoszenia z formularza i kontakt zwrotny | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy, na Twoje żądanie |
| Wykonanie usługi serwisowej | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, przepisy podatkowe) |
| Obrona przed roszczeniami i dochodzenie własnych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes |
| Zapewnienie bezpieczeństwa strony i ochrona przed spamem | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes |
| Statystyka i analiza ruchu na stronie | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda (cookies analityczne) |
| Marketing i pomiar skuteczności reklam | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda (cookies marketingowe) |
Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy przed jej cofnięciem.
04 Jak długo przechowujemy dane
- Zgłoszenia z formularza, które nie zakończyły się wizytą — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Dane związane z wykonaną usługą — przez okres przedawnienia roszczeń, co do zasady 3 lata (6 lat w przypadku roszczeń niezwiązanych z działalnością gospodarczą klienta).
- Dokumenty księgowe — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.
- Logi serwera — do 12 miesięcy.
05 Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim. Korzystamy natomiast z zewnętrznych dostawców usług, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie i na podstawie zawartych umów powierzenia:
| Dostawca | Zakres |
|---|---|
| OVH Sp. z o.o. | Hosting strony i skrzynki pocztowej obsługującej formularz |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Firmowa poczta elektroniczna (Microsoft 365) |
| Google Ireland Ltd. | Statystyka ruchu na stronie — wyłącznie za Twoją zgodą |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Pomiar skuteczności reklam — wyłącznie za Twoją zgodą |
| Biuro rachunkowe | Obsługa księgowa dokumentów sprzedaży |
Dane mogą też trafić do organów publicznych, jeżeli zażądają tego na podstawie przepisów prawa.
06 Przekazywanie danych poza EOG
Nasz hosting i poczta działają na serwerach w Unii Europejskiej. Część dostawców narzędzi analitycznych i reklamowych (Google, Meta) może jednak przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach Data Privacy Framework, a uzupełniająco — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję.
Jeżeli nie wyrazisz zgody na cookies analityczne i marketingowe, żadne dane nie trafią poza EOG.
07 Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych — możesz zapytać, jakie dane o Tobie mamy, i otrzymać ich kopię (art. 15 RODO);
- sprostowania — poprawimy dane nieprawidłowe i uzupełnimy niekompletne (art. 16 RODO);
- usunięcia — „prawo do bycia zapomnianym", o ile nie mamy podstawy, by dane zatrzymać, np. obowiązku podatkowego (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych — otrzymasz je w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);
- sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania.
Żądanie zgłosisz mailem na bok@trustzone.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych możemy ten termin przedłużyć o kolejne dwa miesiące, informując Cię o przyczynie.
Skarga do organu nadzorczego. Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
08 Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach konieczne, żebyśmy mogli coś dla Ciebie zrobić. Bez imienia i numeru telefonu nie umówimy wizyty; bez danych do faktury nie wystawimy dokumentu sprzedaży. Zgody na cookies analityczne i marketingowe są w pełni dobrowolne — ich brak nie ogranicza w niczym korzystania ze strony.
09 Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia analityczne i reklamowe — jeżeli wyrazisz na nie zgodę — mogą profilować Twoją aktywność w celu doboru treści reklamowych; profilowanie to nie wpływa na warunki, na jakich świadczymy usługi serwisowe.
12 Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające skali naszej działalności: szyfrowane połączenie HTTPS na całej stronie, ograniczony dostęp do skrzynek pocztowych, uwierzytelnianie poczty (SPF, DKIM, DMARC) oraz regularne aktualizacje oprogramowania. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, którym jest to potrzebne do wykonania zadań.
13 Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, np. gdy zaczniemy korzystać z nowego narzędzia albo zmienią się przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a datę jej obowiązywania znajdziesz na górze strony. Jeżeli zmiana będzie dotyczyła zakresu cookies, poprosimy Cię ponownie o zgodę.
11 Media społecznościowe
Prowadzimy profile na Facebooku i Instagramie. Jeśli wejdziesz z nami w interakcję na tych platformach — polubisz post, napiszesz wiadomość, zostawisz komentarz — Twoje dane przetwarza również operator platformy, Meta Platforms Ireland Ltd., na zasadach określonych w jego własnej polityce prywatności, na którą nie mamy wpływu. My przetwarzamy te dane w celu prowadzenia profilu i odpowiadania na wiadomości, na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Na naszej stronie nie osadzamy wtyczek społecznościowych — są tylko zwykłe linki, które nie przekazują Twoich danych, dopóki w nie nie klikniesz.